Por: Joyce Meyzán Caldas*
Desde que comencé mi tránsito por la universidad —primero como estudiante y ahora como docente— he comprobado que hay algo que permanece casi intacto a lo largo de los años: la burocracia universitaria. Este fenómeno, más allá de ser un simple obstáculo administrativo, es una trampa silenciosa que entorpece el acceso a una educación oportuna, eficiente y humana. La burocracia, entendida como el conjunto de procedimientos administrativos necesarios para realizar algún trámite, es un componente común en las instituciones públicas. Max Weber, uno de los teóricos más influyentes en este tema, señalaba que la burocracia busca garantizar orden, previsibilidad y control. Sin embargo, cuando se vuelve excesiva, termina siendo contraproducente, olvidando su propósito original de facilitar los procesos.
En el Perú, este exceso de trámites afecta a miles de usuarios del sistema público. Según la Defensoría del Pueblo, uno de los principales motivos de queja ciudadana es la demora e ineficacia en los servicios públicos, especialmente en los sectores de educación y salud. En el caso de las universidades, esta ineficiencia no solo retrasa títulos o matrículas; también desmotiva propuestas, frustra ideas y obstaculiza trayectorias académicas completas. Recuerdo que hace años, como estudiante, me pidieron la partida de nacimiento original y una copia legalizada de DNI para solicitar mi grado de bachiller. Ambos documentos contenían la misma información y ya estaban registrados en el sistema, pero, aun así, eran requisitos obligatorios. En otra ocasión, cuando realicé los trámites para la obtención de mi grado, inicié el proceso en 2019; sin embargo, debido a la pandemia y a la falta de canales digitales eficientes, recibí el documento recién dos años después.
El problema no es únicamente mío. Según una investigación publicada por La República en 2023, más de 12 mil egresados de universidades públicas en el Perú aún no habían obtenido su grado o título debido a trabas administrativas o requisitos excesivos. Uno de los casos más sonados fue el de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, donde decenas de estudiantes denunciaron que sus expedientes estaban “perdidos en el sistema” tras haber sido enviados por correo institucional durante la virtualidad. Las plataformas digitales, que deberían ser una solución, muchas veces agravan el problema. En teoría, permiten subir documentos, hacer seguimiento y obtener una respuesta rápida. En la práctica, se convierten en un buzón sin fondo: los correos no se responden, los documentos se traspapelan y el seguimiento es prácticamente nulo. Algunas universidades utilizan sistemas como el Trámite Documentario Virtual, pero, sin personal capacitado ni protocolos claros, la tecnología se vuelve inútil.
Como docente, también he vivido el lado amargo de la burocracia. En más de una ocasión propuse proyectos educativos innovadores a favor de los estudiantes y, aunque cumplían con todos los criterios académicos y administrativos, fueron observados o rechazados porque había quienes no querían asumir la responsabilidad administrativa que implicaba su implementación. No era el contenido lo que fallaba, sino la resistencia institucional al cambio. El temor a asumir responsabilidades y la falta de voluntad para simplificar procesos son trabas silenciosas que sabotean la mejora educativa. En lugar de impulsar la iniciativa docente, la burocracia la frena, ahogando cualquier posibilidad de innovación.
En contraste, universidades de otros países han adoptado modelos mucho más eficientes. La Universidad de Buenos Aires, por ejemplo, permite la gestión de trámites académicos de forma 100 % digital mediante su sistema UBA XXI, con tiempos máximos de respuesta de 72 horas. En España, la Universidad de Salamanca utiliza una plataforma integrada llamada Studium, donde el estudiante no solo puede realizar trámites, sino que también recibe notificaciones automáticas del estado de su expediente. En el Perú, algunas universidades privadas han comenzado a implementar soluciones más ágiles. La Universidad del Pacífico, por ejemplo, tiene una aplicación móvil en la que los alumnos pueden gestionar certificados, constancias y pagos en línea, con tiempos de entrega promedio de entre 48 y 72 horas. Sin embargo, esto sigue siendo una excepción, no la regla.
La solución no está únicamente en digitalizar los procesos, sino en simplificarlos. Algunas recomendaciones que podrían aplicarse en nuestras universidades incluyen eliminar trámites redundantes —no se debe pedir dos veces la misma información—, capacitar al personal administrativo para que comprenda los procedimientos y no se limite a seguir un checklist, establecer plazos claros y mecanismos de seguimiento, revisar y actualizar los reglamentos que muchas veces siguen anclados en normas de hace años o con errores, y fomentar una cultura institucional basada en la confianza. Menos burocracia no significa menos control, sino más eficiencia.
La burocracia universitaria no es solo un obstáculo administrativo, sino una barrera estructural que impide el progreso hacia una educación superior más equitativa, moderna y humana. Lo más alarmante es que esta situación se ha normalizado, considerándola parte del paisaje burocrático académico. Esta normalización da pie a malas prácticas y corrupción, como el «sonido a voces» de trámites que se realizan mediante pagos a personal administrativo, intermediarios o personas externas que elaboran tesis. Estas acciones, lejos de ser un simple atajo, representan una grave corrupción que socava la integridad de las instituciones.
*Comunicadora, docente universitaria y periodista digital.
@joycemeyzn
